Was Produkt-Information-Management leistet

Mit guten Daten Vorteile sichern

Produktdaten spielen heute, speziell im Onlinehandel, eine wesentliche Rolle. Doch auch unternehmensintern ist der Wert einheitlicher und aussagekräftiger Daten nicht zu unterschätzen. Deshalb geht die Bedeutung des Product Information Management (PIM) weit über die eigentliche Aufgabe hinaus, Produktdaten zu erfassen und weiterzugeben.  

Eine einheitliche, vernetzte, zentrale Datendrehscheibe, aus der sich jeder Bereich mit den dort benötigten Daten bedienen kann, ist der Schlüssel zum Erfolg. Denn die Daten werden in unterschiedlichen Ausprägungen in Katalogen, Angeboten, Präsentationen, im Marketing, im Vertrieb, im Einkauf und in der Logistik benötigt. Jeder Kanal hat seine individuellen Bedürfnisse an den Informationsgehalt. Um dies zu ermöglichen, bedarf es einer ausgeklügelten Softwarelösung, aber auch eines durchgängigen Prozesses zur Datenerhebung und Pflege, der in der Organisation verankert sein muss.

Warum gute Daten Wettbewerbsvorteile sichern

Im Web zeichnet sich schnell ab, welcher Anbieter von Produkten die Informationen zielgruppengerecht aufbereitet – und welcher diese lieblos darstellt. Beschreibende Texte, umfassende technische Informationen, filterbare Attribute, detailgetreue Darstellung in Bildern und Videos sind essenzielle Informationen, die von den Verbrauchern gewünscht sind und hoch bewertet werden.
 
In der Welt des B2B-Handels kommt den Produktdaten eine ganz besondere Bedeutung zu. Fachhändler verkaufen an Unternehmen, deren Mitarbeiter beispielsweise die Verarbeitung von Produkten vornehmen. Händler müssen deshalb Produktinformationen nicht nur für die Käufer, sondern auch für Dritte verfügbar machen. Der Verarbeitungshinweis, das Sicherheitsdatenblatt oder das Montagevideo ist für den Händler nicht vorrangig wichtig. Ein Arbeiter auf der Baustelle benötigt die Informationen jedoch dringend und in einem möglichst mobilen Format, auf das er schnell zugreifen kann.
 
An diesem Beispiel wird deutlich, dass die Bereitstellung von Produktinformationen weit mehr als eine Methode zur Erreichung eines hohen Suchmaschinenrankings ist. Bereits bei der Anlage der Produktdaten muss die zielgruppenspezifische Aufbereitung, beachtet werden.
 
Weitreichende Produktinformationen werden allerdings nicht nur für den Online-Handel oder für einen Printkatalog benötigt, die Daten sind auch in Bezug auf den Kundenservice bedeutsam. Ein Kunde, der eine Rückfrage zu einem technischen Detail an den Kundenservice stellt, erwartet auch eine kompetente Antwort. Diese Antwort kann der Kunden auf Basis eines umfassenden Produktdatenmanagements erhalten, da für solche Nachfragen und für den internen Gebrauch noch weitere technische Details hinterlegt sind. Die optimale organisatorische Verknüpfung besteht in diesem Beispiel in einer Verkettung der Prozesse zwischen Customer-Relationship-Management (CRM) und den Daten aus dem PIM-System.
 
Auch bei der Akquise von Neukunden kann das PIM von Nutzen sein. Möchten Unternehmen ihre Produkte in den Handel bringen oder als Zulieferer eines Industriezweiges anbieten, können Sie zielgerichtete Angebotsunterlagen erstellen und alle Produkte im benötigten Detaillierungsgrad der technischen Merkmale darstellen.

Wie gute Daten generiert werden

Gute Daten entstehen nicht über Nacht. Es bedarf einer Organisation zur Datenbearbeitung und einem Prozess zur Datenpflege. Und es bedarf einem System, in dem die Daten einfließen, geprüft, konsolidiert und formatiert, aber auch wieder bedarfsgerecht ausgeleitet werden können.

In der Regel werden die Materialstammdaten aus dem ERP-System in das PIM synchronisiert. ERP-Systeme sind führend zur Verwaltung des Materialstamms und liefern die Grundlage für Warenwirtschaft, Logistik, Vertrieb und Finanzbuchhaltung.

Im PIM-System werden die Daten auf Basis von möglichst detailliert definierten Feldern angereichert beziehungsweise aus verschiedenen Quellen zusammengeführt. Contentelemente wie Bilder, Videos, Dokumente werden in Abhängigkeit des gewählten PIM-Systems mit externen Systemen aus dem Media Asset Management (MAM) verknüpft oder auch über die Media-Asset-Funktion des PIM-Systems direkt darin verwaltet.

Ein MAM-System wird dazu eingesetzt, um Media-Daten wie Fotos und Videos zu verwalten und Änderungen an den Daten zu organisieren. Die Produktdaten im PIM werden mit Verlinkungen zu den MAM Inhalten ergänzt, somit ist sichergestellt, dass die Ausleitung der Produktdaten immer auf den aktuellsten Stand der Medien zugreift. Digital-Asset-Management (DAM) dient in der Regel dazu, Daten in Netzwerken zu bestimmten Themen zusammenzuführen und die Quelleninformation zu zentralisieren. Bei Digital Assets kann es sich um Mediendaten, Dokumente, statisch vorliegende Dateien handeln.
 
Ein Mehrwert von PIM-Systemen ist die Möglichkeit, Produkte in vielschichtigen Kategorien zu verwalten. Auf Basis der Kategorisierung lassen sich die Daten gruppieren. Dies ist wichtig, um die Ausleitungsroutine, also die Weitergabe der Daten an andere Systeme, nicht auf Produktebene vornehmen zu müssen. Das erhöht die Effizienz enorm. Kategorien sind ebenfalls ein hervorragendes Mittel, Rechte und Rollen für die Bearbeitung innerhalb des Unternehmens zu steuern. In einigen PIM-Systemen lassen sich die Produkte auch in Klassifizierungen einteilen, denen gewisse Pflichtangaben zugeordnet werden können. Das ist für die spätere Anzeige der Produkte wichtig.

Wie ein PIM als zentrale Datendrehscheibe funktioniert

Das PIM kann nur als zentraler Datenlieferant fungieren, wenn dort die Sammlung aller verfügbaren Daten stattfindet und es flexible Ausleitungsmöglichkeiten über Schnittstellen und Datenexporte gibt. PIM-Systeme sammeln nicht nur Daten, sie können diese auch kombinieren, verändern und logisch prüfen. Somit wird das PIM zur einzigen und vollständigen Datenquelle.
 
Eine Datenausleitung basiert auf einer Auswahl von Produkten und zugehörigen Attributen für den entsprechenden Kanal. Das System muss also in der Lage sein, die Routine für die Ausleitung individuell abzuspeichern und diese auch dynamisch zu verarbeiten, also neue Produkte, die dem Ausleitungskriterium entsprechen, mit in die Ausleitung zu integrieren.
 
Produktdaten sind wertvoll, wenn diese vollständig sind. Um die Vollständigkeit einer Produktdatenpflege zu gewährleisten, ist im Prozess festzulegen, welche Felder als Pflichtfeld zu befüllen und welche Felder optional sind. Die Routine im PIM-System wird also nur Produkte ausleiten, die dem definierten Vollständigkeitsgrad entsprechen. So wird vermieden, dass wesentliche Produktinformationen bei der späteren Darstellung fehlen.