Vaillant Group – Social Intranet

Ein erfolgreiches Projekt, ein glücklicher Kunde und als Sahnehäubchen: der Awardgewinn.

Im September 2018 ging das „Social Group Net“ bei der Vaillant Group live. Ein modernes Intranet-Portal, dessen Entwicklung die UDG United Digital Group sowohl strategisch als auch konzeptionell mitverantwortete. Ende Mai wurde es bei den diesjährigen Inkometa Awards 2019 mit dem "Best in Class" Award in der Kategorie "Intranet & Digital Workplace" ausgezeichnet. Remscheid jubelt, und wir feiern mit!

Hallo, es geht um unser Intranet …

„Hallo, es geht um unser Intranet. Wir brauchen mehr Bottom-Up-Kommunikation und digitale Kollaboration. Einige Social Tools haben wir zwar schon, aber irgendwie nutzt die niemand … Könnt ihr mal schauen, was wir implementieren müssen, um ein echtes Social Intranet zu bekommen?“

So oder so ähnlich hätte die erste Anfrage unseres langjährigen Kunden, der Vaillant Group, lauten können, als er vor über zwei Jahren mit dem Wunsch, das konzernweite Intranet zu modernisieren, an uns herantrat.

Die Vaillant Group hatte zu dieser Zeit bereits erste Social Tools eingeführt – die Kollaborationsplattform und das Chat-Tool wollte sich bei den Mitarbeitern aber nicht so recht durchsetzen. Dass es allerdings nicht mit dem einfachen Implementieren von ein oder zwei Modulen für das auf FirstSpirit-basierende Portal getan wäre, war schnell klar.

Wie “Social ready” bist Du?

Statt der ursprünglich geplanten rein technischen Evaluation unterzogen wir das damalige Group Net dem UDG Social Readiness Check. Dieser Check umfasst weit mehr als nur die technische Analyse eines Systems: Er analysiert neben den technischen Gegebenheiten das Gesamtbild des Unternehmens – vom Mitarbeiter bis zur Management-Ebene. Dabei werden die bereits integrierten Tools, unter Berücksichtigung von UX- und Design-Ansprüchen, durchleuchtet, Anforderungen an künftige Systemlandschaften definiert und auf Alltagstauglichkeit geprüft.

Um dem in der Business-Strategie der Vaillant Group verankerten Wunsch nach transparenter Unternehmenskommunikation und digitaler Transformation auch im Group Net gerecht zu werden, bedurfte es einer umfassenden Grunderneuerung, selbstverständlich gemäß moderner UX-Maßgaben. Basierend auf den Analyseergebnissen entwickelte UDG für die Vaillant Group eine zukunftsfähige Intranet-Strategie, die unterschiedliche Maßnahmenpakete auf inhaltlicher, technischer, organisatorischer und kultureller Ebene beinhaltet. Begleitet wurde das Ganze von einem umfassenden Change Management Konzept.

Es gab viel zu tun.

Mitte 2017 wurde unsere Strategie verabschiedet. Nachdem auch die technische Lösung und der Entwicklungspartner feststanden, konnte es losgehen: Der Relaunch des Intranets wurde mit WorkFramE2.0 von Produktanbieter Vantaio in Zusammenarbeit mit dem Customizing durch BoldlyGo realisiert. Die Konzeption und das Design für die flexible Informationsarchitektur lieferte UDG United Digital Group gemeinsam mit der Entwicklung in zweiwöchigen SCRUM-Sprints.

Ein durch uns begleiteter Content Audit erfasste schließlich parallel alle Inhalte und erarbeitete in Zusammenarbeit mit Autoren die neue Content-Strategie. Früh starteten zudem verschiedene Maßnahmen des Change Managements, um die Einführung des neuen Social Group Net über alle Hierarchieebenen hinweg zu begleiten. Kommuniziert von der Rollout-Kampagne „Be the Change“ – ebenfalls durch UDG United Digital Group designt und umgesetzt – ging schließlich im September 2018 das neue Social Group Net live. Eine großartige Gemeinschaftsarbeit über viele Gewerke der #oneUDG.

Trotz Sahnehäubchen kein Grund zum Ausruhen.

Das Ergebnis kann sich sehen lassen: Mit responsivem Design, personalisierten Inhalten und einer nutzerzentrierten flexiblen Informationsarchitektur unterstützt das Social Group Net die neue Kommunikationskultur der Vaillant Group maßgeblich. Die nun voll integrierten sozialen Tools Confluence, Chatter und Skype for Business ermöglichen es den Mitarbeitern der Vaillant Group, in einem modernen Social Intranet auf höchstem Standard miteinander zu kommunizieren und zu arbeiten. Das Feedback ist fast ausschließlich positiv – und auch die steigende Nutzung spricht für sich.

Das Sahnehäubchen für alle Beteiligten war jedoch die Auszeichnung mit dem Inkometa Award 2019. Bei den Einreichungen steht die strategische Konzeption der Digitalisierung als auch die mediale Kompetenz im Fokus der Bewertung. Gleichzeitig möchte die Jury mit dem Preis „Best of Class“ auch die grundsätzliche Veränderung der Arbeitswelt im Zuge der Digitalisierung auszeichnen. Der Awardgewinn ist ein schönes Zeugnis dafür, dass die Vaillant Group mit der von UDG United Digital Group entwickelten Strategie die richtige Entscheidung getroffen hat.
 
Dessen ist sich auch Nina Eber-Köster sicher, Managerin Corporate Communications der Vaillant Group und Verantwortliche für das Social Group Net. Dennoch, sie weiß auch: „Natürlich ist das kein Grund zum Ausruhen. Und natürlich gibt es noch viele Mitarbeiter, die nicht in dem Maße von den Social Tools profitieren, wie sie könnten. Der nächste Schritt ist daher der mobile Zugang mit dem privaten Handy. Unser Backlog ist noch voll!“ Auch für die Umsetzung dieser nächsten Schritte zählt die Vaillant Group auf UDG United Digital Group. Wir freuen uns drauf!